Organiser un événement photo : les moyens

dans Préparer une exposition par

Les moyens ou les ressources pour organiser un événement photo sont relativement simples. Simples à connaître mais pas forcément simples à obtenir.

Dans les 2 articles précédents je vous parlais de la Foi et des raisons, parlons maintenant des moyens. C’est aussi très important. Si je reprends l’exemple des Echappées Belles, lorsque j’ai contacté Vincent pour savoir s’il était intéressé par l’aventure, j’avais déjà trouvé certaines des ressources nécessaires. Ce qui a posteriori a eu un effet plus que positif sur la réponse qu’il m’a apportée et donc la suite de l’aventure.

Quand je parle de moyens ou de ressources, il y en a 3 sortes de mon point de vue :

  • Les bénévoles
  • Les locaux
  • L’argent

Vous n’avez pas obligatoirement besoin des 3 pour lancer votre événement. Si l’on regarde de plus près la première des ressources nécessaire et obligatoire concerne le ou les lieux d’exposition.

Sans lieu le reste ne sert pas à grand chose.

Le lieu d’exposition

Lorsqu’on veut lancer une exposition collective ou un événement, il me parait essentiel d’avoir accès à un lieu. Y avoir accès inclut bien sûr qu’il s’agisse d’un lieu pérenne. La régularité d’un événement au même endroit est favorable à son succès. Changer tout le temps d’endroit n’est pas forcément une bonne idée. Sauf si vous êtes gagnant en terme de visibilité sur ce changement.

Différentes possibilités s’offrent à vous :

  • Une location
  • Les lieux municipaux
  • Un lieu privé

Les lieux municipaux

Le très grand classique c’est quand meme les lieux municipaux. Toutes les villes ont des équipements comme les gymnases, salles polyvalentes ou salle des fêtes. Ces équipements sont en général à la disposition des associations de la ville. En partant du principe évidemment que vous vous êtes organisé en structure associative. Ce que je vous conseille bien évidemment. On en reparlera dans un prochain article concernant l’administratif d’un événement.

En tant qu’association, il vous faudra alors faire du lobbying auprès de vos élus afin d’obtenir une programmation pour votre événement. Au démarrage vous aurez sans doute ce qu’il reste de dispo. A vous de faire de votre événement une réussite, afin que l’édition suivante, l’on vous donne un créneau qui soit pertinent. La réussite cela signifie de faire venir du monde. Aucun élu ne vous donnera un meilleur créneau sur une salle s’il constate que personne ne vient.

Les lieux privés

Evidemment il faut des lieux de belle taille. Pas forcément équipés pour accueillir une exposition au démarrage, mais avec quelques rails et spots cela permet de commencer.

Par contre c’est sans doute le cas le plus rare. Le seul cas que j’ai rencontré de ce genre est sur un petit festival proche de Perpignan. Le président de l’association possède 2 anciens locaux issus d’un chais. Evidemment tout ce qui est grange ou cave à vin permet d’avoir de l’espace.

Les lieux privés que l’on peut utiliser pour accueillir du public et donc un événement photographique ne sont pas légion. Autre problème ils sont liés au propriétaire. En imaginant un (fort) désaccord au sein de l’association, il y a fort à parier que le lieu ne soit plus disponible pour l’édition suivante de votre événement.

La location

Un mode qui devient de plus en plus courant. Louer un lieu, voire même une galerie. Assez courant dans les grandes villes, cela permet d’avoir un lieu adapté aux expositions à tout point de vue. Même si l’aspect financier peut en rebuter plus d’un, il y a des avantages qu’il faut aussi prendre en compte :

  • La position
  • Le réseau d’habitués
  • Les équipements

La position

Quitte à payer pour le lieu de votre événement, faites attention à ce qu’il soit bien placé, et bien visible. Comme je l’indique dans mon livre, la qualité de la position d’un lieu est extrêmement important. Alors si c’est la solution que vous retenez, faites bien attention à plusieurs points :

  • rue passante
  • vitrine large
  • identification du lieu comme galerie

Le réseau d’habitués

Si c’est un lieu habitué à la location, et ce depuis longtemps, cela signifie aussi que vous pourriez avoir accès à son réseau d’habitué. Un plus non négligeable pour votre communication.

C’est un point à éclaircir lors de la prise de contact avec le lieu. Dans le cas de l’Espace Beaurepaire, à chaque exposition en plus de notre réseau, nous avions accès à leur 1200 habitués grâce à leur newsletter.

Les équipements

Un lieu bien équipé est un lieu qui comporte quelques équipements utiles :

  • Un endroit pour le stockage (cave, réserve, cagibi, pièce attenante…)
  • Un téléphone, bureau
  • Un accès internet
  • Du mobilier déplaçable (lampes, plots, chaises, bureau etc etc)
  • Un point d’eau
  • Du chauffage (ou de la clim)

A charge aux organisateurs de financer la location du lieu soit en répercutant sur les exposants, soit pas un ensemble de subvention publiques.

Un événement peut bien sur cumuler plusieurs types de lieux différents.

L’argent

Et oui le nerf de la guerre 🙂 L’argent n’est pas une obligation mais tout le monde sait que cela facilite grandement les choses.

Comme on l’a vu dans le point précédent cela peut permettre de louer un lieu. Cela peut vous permettre plein d’autres choses :

  • Mettre en place une communication complète (voire même avoir un attaché de presse)
  • Embaucher des ressources (à plus ou moins long terme)
  • Faire des dépenses permettant d’améliorer l’événement au fil du temps (ordinateur, projecteur, spots…)
  • Financer la production des oeuvres
  • Financer le déplacement des oeuvres des artistes et l’hébergement
  • Financer le vernissage

Mais quelles sont les sources pour obtenir cet argent?

Les exposants

Un mode de fonctionnement qui même s’il en fait hurler plus d’un est en train de devenir un mode de fonctionnement régulier si ce n’est standard. Si vous êtes dans le circuit de l’exposition depuis quelques années, je suis sûr que vous recevez de temps en temps des propositions de galeries qui moyennant une participation financière vous propose leurs murs. C’est un mode qui est sans doute hérité de nos amis anglo-saxons.

C’est le mode de fonctionnement que nous avions choisi pour les Echappées Belles à travers un espace qui se trouve à Paris. Le lieu coutait relativement cher mais nous le mutualisions avec une dizaine d’artistes.

Les subventions publiques

C’est sans doute le mode le plus classique. Des subventionneurs il y en a à tous les étages : municipalité, département, région, Drac, Europe. Evidemment plus on monte en gamme, plus le dossier se doit d’être qualitatif.

Impératif : être en mode associatif.

Il y a évidemment des avantages et des inconvénients à passer par ce mode de financement. Passons les en revue :

Les avantages

Pour quelques centaines d’euros, une subvention municipale est assez simple à obtenir. Un dossier déposé en mairie motivant votre demande en décrivant votre association et le nombre d’adhérent suffira en général à décrocher une subvention qui dépendra de 2 facteurs principaux :

  • Votre nombre d’adhérents
  • La taille de la municipalité

Une fois obtenue et pour peu que vous soyez sérieux sur les délais de dépôts de demandes, il y a fort à parier que votre subvention sera reconduite les années suivantes. Surtout si votre association et donc l’événement associé se font connaître auprès du public.

Les inconvénients

La difficulté va aller en augmentant comme suit

Municipalité > Département > Région > Drac > Europe

Jusqu’au département ca n’est pas forcément très compliqué. A partir de la région ou de la Drac (les Drac sont aussi régionales) là en plus du dossier, il est fortement conseillé de faire du lobbying. Connaître les gens (techniques ou élus) va grandement vous faciliter les choses. Le niveau européen est sans doute le must du must tant en terme de complexité que de difficulté à obtenir un financement.

Au dela des dossiers il y a aussi un point extrêmement dur : le calendrier.

Chaque subventionneur a un calendrier bien établi quant à la gestion des demandes de subvention. Calendrier qui n’est pas forcément en adéquation avec votre événement. Quant un événement a un budget de plusieurs milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros, il est stressant de ne pas avoir de visibilité plusieurs mois à l’avance. Or malheureusement c’est le mode de fonctionnement habituel. Il n’est pas rare de savoir et de recevoir l’argent quelques semaines avant l’événement. Autant vous dire que cela engendre un stress non négligeable auprès des organisateurs. Cela peut même mener à des situations ubuesques.

Dernier point et non des moindres : L’équilibre du budget

Un subventionneur publique vous donne de l’argent pour qu’il soit dépensé. Ce qui signifie qu’a posteriori un bilan d’activité et financier devra être envoyé à chaque subventionner pour leur démontrer l’usage des subventions. Ce qui en substance signifie deux choses :

  • Fini le temps ou on pouvait demander des subventions sans clairement les allouer. Ou sans indiquer que l’on a demandé des subventions à d’autres subventionneurs. Je vous déconseille de vous amuser à ça sous peine d’être forcé de rembourser tout ou partie d’une subvention.
  • On ne touche pas une subvention pour thésauriser. Augmenter sa trésorier grâce à une subvention sera de la même manière très mal vécu. On peut comprendre l’intérêt de le faire. Surtout dans l’idée de ne pas se retrouver tous les ans dans la même situation des problématiques de calendrier, comme décrit plus haut. Mais non! Impossible…

De plus si évidemment au démarrage de votre événement, vous aurez peu de chiffres à fournir, il est évident que ces subventionneurs ne seront intéressés que par une seule chose, un seul chiffre : le nombre de vos visiteurs. Or et malheureusement cela mène à des situations extremes ou entre les chiffres annoncés par les organisateurs et la réalité sur le terrain, on peut même constater un facteur 10 en terme de fréquentation. Oui oui j’ai bien dis 10.

La difficulté lors de la rédaction de vos demandes de subvention va être donc d’intéresser vos interlocuteurs. Si vous avez un point de référence puisqu’une antériorité avec les chiffres phares de fréquentation de votre événement, il ne faut pas se priver de les fournir. Mais ca honnêtement tout le monde peut le faire. Et comme le dit le Docteur House dans la série éponyme : « Tout le monde ment » et évidemment en face ils le savent 😉

De plus si votre événement débute, vous n’aurez pas ces chiffres, et même un prévisionnel au doigt levé aura du mal à convaincre ces subventionneurs. Et pour les convaincre il faut leur démontrer l’intérêt économique de votre événement sur le territoire. Et là je vous propose une lecture énorme (énorme en terme d’intérêt stratégique). Un dossier ultra complet sur la méthodologie permettant de calculer l’impact économique d’un événement sur un territoire.

Une étude qui date de 2010 et publiée en 2012. Ce qui en fait une bible pour tout organisateur d’événement et dans le cas qui nous intéresse organisateur d’événement photographique. Avec ce dossier vous saurez comment pour chaque subventionneur  présenter les bons arguments avec le bon langage pour le convaincre que votre événement est le plus intéressant à subventionner au contraire des centaines de demandes de subvention qui sont empilées sur son bureau.

Honnêtement il va vous falloir vous poser un peu pour le lire et en comprendre toutes les subtilités, mais je conseille à tout organisateur d’événement ayant pour ambition de déposer des dossiers de candidatures auprès des institutions comme le département, la région, la Drac et l’Europe de l’éplucher et de s’en servir. Pour information le Festival Visa pour l’image est une des nombreuses sources d’événement culturel ayant servi de référentiel à ce dossier.

Voici un document de synthèse qui différencie la notion de mécène de celle de sponsor et bien évidemment de ce que cela va induire sur votre relation et sur les gains en terme de défiscalisation pour l’entreprise.

Une autre source d’argent hors financement public peut provenir d’entreprises privées. Il y a mon sens deux sources de donateurs à différencier :

Les donateurs locaux

Dans la catégorie des donateurs locaux, vous pouvez inclure toutes les entreprises qui sont représentées sur le territoire de votre événement. Il peut s’agir d’un commerce indépendant ou d’une grande banque du moment que sa présence est géographiquement proche de votre événement.

Les donateurs spécifiques

Les donateurs spécifiques peuvent être des structures qui ne sont pas présentes sur le territoire mais qui sont très proches de votre événement. Si on considère que je parle toujours de photographie, il est évident que dans le cadre d’un festival, il est raisonnable de contacter, Canon, Nikon, des laboratoires, des magazines photo et donc en gros tous les acteurs professionnels du secteur. Certains vous apporteront une visibilité, d’autres du matériel et bien évidement les plus gros pourront participer financièrement à votre événement.

Pour accrocher vos donateurs

Une fois que vous aurez listé les entreprises, le plus dur reste à faire. Dans un premier temps comme pour les dossiers de subvention il va vous falloir produire un document. Par contre contrairement aux dossiers de subvention, je vous conseille de faire court, d’être bref et concis. En face de vous, c’est un directeur, un pdg, un indépendant dont le métier n’est pas de lire votre prose. Soyez percutant. Ne mettez en avant que les chiffres qui peuvent lui faire penser qu’il va élargir sa clientèle. Si votre événement a un public de 5.000, 10.000 personnes ou plus, mettez le en gros. Si votre événement démarre mais que votre structure a déjà une antériorité et une newsletter de plusieurs milliers d’adhérents, c’est ce chiffre qu’il faudra mettre en avant.

Ce document pourra comporter des paliers en fonction des sommes (100 euros, 500, 1000, 5000 etc). Ces paliers vous permettront de définir des contreparties pour le sponsor. Imaginons que vous ayez une newsletter de 10.000 adhérents, rien en vous empêche de la segmenter. Pour un donateur qui vous finance à hauteur de 500 euros, il a accès aux newsletter locales, régionales. Pour plus, son logo est présent sur les communications globales de votre newsletter.

Sur les 4 pages, ajoutez des images percutantes, qui montrent le succès de votre événement et du sérieux de votre association. Pas de vide! des gens, des gens, des gens, et si possible heureux d’être là 🙂

Dernier point à faire apparaitre sur votre document : la défiscalisation! Il y a des règles qui permettent à un donateur de défiscaliser l’argent qu’il va injecter et c’est bien pour ca que ce mode fonctionne. Le faire apparaître sur votre document est donc important. Attention il y a une différence entre le sponsor et le mécène. Reportez-vous à la fiche de synthèse pour les nuances.

Un document de 4 pages maximum ! Si ce document intéresse votre interlocuteur, il vous contactera pour en savoir plus.

Beaucoup d’associations se coupent de cette possibilité car en plus de représenter un temps de travail supplémentaire, cela induit de voir apparaitre des logos sur vos supports beaucoup moins classieux que le logo européen ou celui de la Drac. A chacun de voir en fonction de ces besoins si cela correspond à pactiser avec le diable ou non 😉

Attention au calendrier. Faire un travail supplémentaire pour intéresser un sponsor ou un mécène devra aussi prendre en compte le calendrier fiscal. Comme le bilan d’une société doit être arrêté au 1er mai, je pense que la bonne période pour approcher une société c’est évidemment avant, et donc plutôt entre janvier et avril. Période pendant laquelle l’entreprise commence à travailler sa comptabilité pour boucler son année fiscale.

Les bénévoles

Dernière ressource qui est sans doute l’une des plus grandes forces dans le monde associatif : le bénévole !

Le bénévole c’est quelqu’un comme vous, ou moi qui donne de son temps pour participer à un événement ou au fonctionnement d’une association. Quand je parle de temps, cela représente surtout la ou les compétences qu’il peut mettre au service de l’association.

C’est d’ailleurs la première ressource qui permet à une association de fonctionner et de monter son événement.

Il faut distinguer le bénévole sur 2 plans séparés :

Le bénévole ponctuel

Dans le cadre d’un événement qui a une bonne ampleur, vous pourrez être amené à renforcer votre équipe de bénévoles le temps de votre événement.

Faire appel aux bénévoles se fait via plusieurs canaux :

  • vos événements habituels
  • votre communication (mail, newsletter, site web)
  • par l’équipe de bénévoles permanents
  • les écoles ou université à travers les cursus les plus proches de votre événement

Evidemment plus votre événement aura une bonne notoriété, plus il vous sera facile de monter une équipe de bénévoles.

Il y a énormément de tâches qu’un bénévole sur un événement peut effectuer comme :

  • garder un lieu
  • s’occuper des points d’entrée
  • compter les visiteurs
  • distribuer des flyers
  • participer au montage
  • aider sur les soirées événementielles
  • s’occuper des points de restauration

En échange évidemment il est raisonnable de leur fournir restauration et hébergement tout de même. De plus même si cela parait intéressant d’avoir une équipe de bénévoles, il ne faut pas oublier qu’il s’agit de gérer des personnes qui « travaillent » gratuitement. La notion de respect est donc essentielle.

Le bénévole permanent

Le bénévole permanent est celui qui a l’immense plaisir d’avoir eu la mauvaise idée d’organiser un événement. Je vous renvoie donc aux deux premiers articles parce que le bénévole permanent est celui ou celle qui a décidé de lancer cet événement pour plein de raisons qui lui sont propres. Quant à la foi ben, si depuis le début de cette série d’articles vous vous reconnaissez, alors vous savez de quoi je parle.

Et pour résumer, le ou les bénévoles permanents sont le coeur de votre événement. C’est eux qui vont le porter au long terme 🙂 Vous bien évidemment !

 

Auteur-Photographe depuis 2009 Organisateur des Echappées Belles de 2011 à 2014. Membre actif de Lumière d'Encre, http://www.lumieredencre.fr Auteur-Photographe : http://www.nicolaspoizot.fr

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